1.      Kinh nghiêm quyết toán thuế về hóa đơn (hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng)
1.1.Đối chiếu bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra (khi kê khai thuế giá trị gia tăng) với hóa đơn thực tế xem hóa đơn có đủ hay không, có hóa đơn nào chưa được kê khai hay không?
Các hóa đơn đầu vào tháng (quý) nào nên kẹp ngay sau tờ khai thuế GTGT của tháng (quý) đó để kiểm soát dễ dàng. Khi cơ quan thuế vào kiểm tra cũng nhanh hơn.
(Hiện này phần mềm HTKK không còn phụ lục mua vào, bán ra để các bạn nhập hoá đơn, nhưng các bạn cũng nên có một file excel để theo dõi những hoá đơn mua vào bán ra đó)
1.2.    Kiểm tra xem hóa đơn có đầy đủ tiêu thức hay không? Các chỉ tiêu trên hóa đơn có bị tẩy xóa hay không?
-       Có đầy đủ tiêu thức ngày, tháng, năm không, có bị nhảy ngày hay không. (thức là hoá đơn không theo thứ tự ngày tháng và thứ tự tăng dần của số hoá đơn).
-       Tên đơn vị, địa chỉ, mst đơn vị phải viết đúng. Nếu chưa viết đúng thì nên xin biên bản điều chỉnh hóa đơn kẹp vào cùng hóa đơn. Tránh bị bóc thuế oan. Lưu ý 1 số trường hợp được viết tắt nhưng việc viết tắt đó không khiến người đọc hiểu sai về tên, địa chỉ của công ty. (quy định viết tắt được hướng dẫn tại thông tư 26/2015/TT-BTC, bạn nên đọc để biết xem bạn được viết tắt những chữ gì). Các tiêu thức trên hoá đơn đặc biệt quan trọng với hoá đơn đầu vào, nếu người bán viết không đúng thông tin doanh nghiệp bạn thì sẽ rất dễ bị bóc thuế oan.
-       Có phản ánh đúng thuế suất phù hợp với từng mặt hàng hay không? Ví dụ mặt hàng phân đạm, thức ăn chăn nuôi không thể là 10% được, mà phải là 5%. Vì vấn đề này còn ảnh hưởng tới việc được khấu trừ bao nhiêu thuế GTGT đầu vào (theo quy định thì chỉ được khấu trừ theo số đúng, trường hợp này là 5%). Nếu sài thì phải lập biên bản điều chỉnh và có hoá đơn điều chỉnh ngay.
-       Số tiền bằng chữ, bằng số có đúng không (phải thể hiện cùng 1 số)
-       Hóa đơn có bị rách, bị gạch, tẩy xóa hay không
-       Có đóng dấu treo của người bán hàng hay không. Trừ trường hợp một số đơn vị được phép không đóng dấu lên hóa đơn. Những trường hợp này thường rơi vào hóa đơn tiền điện, viễn thông và 1 số đơn vị khác được cơ quan thuế chấp nhận bằng văn bản (để chuẩn thì nên xin bản scan công văn đó của người bán).
-       Kiểm tra tính hợp lý của các hóa đơn mua vào, xem có hóa đơn nào có nội dung không phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị hay không?
-       Đối với hóa đơn đầu ra. Nếu là bán hàng hóa thì phải có biên bản giao nhận hàng hóa đi kèm (ngày trên biên bản giao nhận hàng trùng với ngày trên hóa đơn); đối với cung cấp dịch vụ thì phải có biên bản nghiệm thu hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, vận tải (ngày trên biên bản cũng phải trùng ngày trên hóa đơn trừ trường hợp đơn vị có thu tiền trước thì ngày hóa đơn phải là ngày thu tiền trước)
-       Nếu có thu hồi hoá đơn về thì cần kiểm tra xem đã có đầy đủ biên bản thu hồi hoá đơn hay chưa? Nếu chưa có thì phải liên hệ người mua để ký biên bản ngay. Ngày trên biên bản phải trước hoặc bằng ngày lập hoá đơn thay thế.
-       Kiểm tra các hoá đơn đầu vào xem việc thanh toán đã đảm bảo hay chưa? Những hoá đơn từ 20 triệu đồng trở lên thì phải thanh toán không dùng tiền mặt, đặc biệt chú ý những hoá đơn cùng một ngày mua hàng của một nhà cung cấp nếu có tổng thanh toán từ 20trđ trở lên cũng phải thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, bù trừ công nợ...). Nếu việc thanh toán không đảm bảo như trên thì phải liên hệ người bán để tìm cách giải quyết.
-        Kiểm tra các hoá đơn liên quan đến văn phòng phẩm, tiếp khách. đây là những hoá đơn mà thường người bán chỉ ghi chung chung là “văn phòng phẩm” hay “dịch vụ ăn uống”. Những hoá đơn này cần phải có bảng kê hàng hoá đính kèm. Nếu không có thì bạn phải liên hệ người bán để lấy bảng kê đã ký sẵn về chế tên hàng vào. (Có nhiều trường hợp khi quyết toán được bỏ qua vấn đề này, nhưng chiếu theo quy định thì phải có bảng kê nhé).
-        Kiểm tra xem những hoá đơn mà bạn đi “mua” để xử lý chi phí thì “chủ nhân” của nó còn tồn tại hay không? nếu đã bỏ trốn thì cần kiểm tra ngay thời hạn bỏ trốn của họ là khi nào. Nếu hoá đơn trước thời điểm bỏ trốn thì có thể được chấp nhận, nếu không thì bạn phải điều chỉnh ngay các số thuế liên quan đến hoá đơn đó.
2.      Kinh nghiệm quyết toán thuế đối với khoản mục Tiền và khoản khoản tương đương tiền
-       Xem đã có biên bản kiểm kê quỹ cuối năm hay chưa,
-       Kiểm tra xem số tiền trên biên bản kiểm kê quỹ có khớp với số dư trên sổ quỹ, trên bảng CĐPS hay không?
-       Kiểm tra sổ quỹ tiền mặt xem có thời điểm nào quỹ bị âm hay không?
-       Kiểm tra số phát sinh bên có tk 111 đối ứng với nợ tk chi phí (trên sổ chi tiết tiền mặt), xem có khoản chi nào vượt quá 20trđ hay không? kiểm tra xem những khoản đó là chi cho hóa đơn hay chi tiền từ các chứng từ khác.
Nếu chi tiền cho hóa đơn => Thuế GTGT không được khấu trừ + CP bị loại ra khỏi quyết toán thuế TNDN.
-       Kiểm tra toàn bộ các phiếu thu, chi xem có hợp lý, hợp lệ không? Có đủ chứng từ đi kèm phiếu thu, chi không?
-       Kiểm tra số dư tiền mặt trên sổ quỹ tại thời điểm có phát sinh những khoản vay hay không? Vì nếu số dư tiền mặt quá lớn mà vẫn đi vay, cơ quan thuế có thể sẽ loại chi phí lãi vay của lần nhận nợ đó. Vì họ sẽ đặt câu hỏi :” vì sao tiền mặt còn nhiều như vậy mà vẫn đi vay”. Cái này có thể sẽ có những doanh nghiệp cần phải tích trữ 1 lượng tiền để phục vụ cho việc chi trả những khoản chi trong kế hoạch ngắn hạn trước mắt. Đơn vị có đủ hồ sơ chứng minh được lý do đó thì chi phí lãi tiền vay vẫn ok.
-       Kiểm tra số dư các tài khoản ngân hàng với Tờ sao kê tháng 12 (biên bản xác nhận số dư tài khoản tại thời điểm 31/12) có khớp hay không?
-       Đối với các khoản tiền gửi có kỳ hạn, kiểm tra lại từng khoản tiền gửi, số tiền gửi và lãi suất tiền gửi.
3.     Kinh nghiệm quyết toán thuế đối với phải thu khách hàng, phải trả người bán.
-       Kiểm tra xem các khách hàng, NCC có đủ hợp đồng hay chưa?
-       Kiểm tra xem đã có đối chiếu công nợ cuối năm hay chưa? Chưa có xin bổ sung ngay.
-       Kiểm tra điều khoản thanh toán với nhà cung cấp trên hợp đồng với thời gian thanh toán thực tế đối với những trường hợp trả chậm, trả góp để xử lý việc có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tại thời điểm quyết toán hay không?
-        Đối với những khoản công nợ có trích lập dự phòng, có đầy đủ hồ sơ để chứng minh việc trích lập đúng quy định tại TT 228 hay chưa?
-        Trường hợp có thanh toán bù trừ công nợ thì tại thời điểm bù trừ công nợ đã có biên bản đối chiếu, bù trừ công nợ hay chưa, trên hợp đồng mua bán đã thể hiện việc thanh toán bù trừ hay chưa?
-        Kiểm tra xem có khoản nợ phải trả nào mà tồn tại quá lâu rồi hay không? Có thể đã thanh toán rồi (Sếp trả bằng tiền mặt chẳng hạn) nhưng kế toán không biết để hạch toán, nên công nợ phải trả cứ treo hoài. (Khoản nợ không xác định được chủ nợ là khoản thu khác, nhân 20% thuế TNDN => chết chắc)
4.      Kinh nghiệm quyết toán thuế với các khoản Tạm ứng
-        Xem số dư tk tạm ứng cuối năm của từng nhân viên xem đã có biên bản xác nhận tạm ứng cuối năm không?
-        Đơn vị có quy định về hoàn ứng không?
-        Xem xét thời gian hoàn ứng với quy định về hoàn ứng có phù hợp hay không?
-        Nếu là tạm ứng để đi công tác thì hồ sơ công tác phí đã Ok hay chưa?. .vv
5.      Kinh nghiệm quyết toán thuế với Hàng tồn kho
-        Kiểm tra đã có biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối năm hay chưa? Biên bản kiểm kê có khớp với số liệu trên bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho hay không? Nếu lệch thì phải có biện pháp giải trình được nguyên nhân.
-        Kiểm tra số liệu trên bảng nhập xuất tồn kho có khớp với trên bảng cân đối phát sinh hay không?
-        Kiểm tra xem các mặt hàng tồn kho đã có thẻ kho chưa?
-        Kiểm tra toàn bộ phiếu nhập, xuất kho đã có đầy đủ chữ ký, đóng dấu hay chưa?
-        Kiểm tra xem có bị âm kho thời điểm hay không?
-        Kho có bị tồn quá nhiều hay không? Nguyên nhân vì sao để tìm cách giải quyết
6.      Kinh nghiêm quyết toán thuế với TSCĐ và việc trích khấu hao TSCĐ.
6.1.      Kiểm tra hồ sơ TSCĐ hình thành từ mua sắm đã đủ chưa, bao gồm:
-        Hóa đơn đầu vào của TSCĐ + các hóa đơn chi phí lắp đặt chạy thử.
-        Hợp đồng mua bán
-        Biên bản bàn giao TSCĐ, biên bản nghiệm thu bàn giao TSCĐ,
-        Thẻ TSCĐ, '
-        Kiểm tra, đối chiếu bảng trích khấu hao TSCĐ: về nguyên giá, khấu hao lũy kế, giá trị còn lại với bảng cân đối phát sinh xem có khớp hay không?
-        Báo giá (nếu có)
-        Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có)
-        Kiểm tra xem đơn vị đã có đăng ký phương pháp trích khấu hao với cơ quan thuế hay chưa? Việc trích khấu hao có được áp dụng đúng bản đăng ký đó không? Khung trích khấu hao có được thực hiện đúng theo thông tư quy định của thuế TT45/2013 hay không?
-        Kiểm tra số dư trên bảng trích khấu hao TSCĐ tháng 12 với số dư trên tài khoản 214, 211 có khớp nhau không?
6.2.      Kiểm tra hồ sơ tài sản cố định tăng do góp vốn
-        Đã đủ thủ tục, hồ sơ giấy tờ hay chưa? Các biên bản liên quan đến thành lập hội đồng đánh giá tài sản (nếu tự đánh giá), hay hoá đơn của bên thứ 3 về thẩm định giá (nếu thuê đánh giá ngoài).
-        Đã đủ thủ tục sang tên đổi chủ hay chưa? Tài sản phải thuộc quyền sở hữu của Công ty thì khấu hao mới là chi phí hợp lý nhé.
...vv
>>> Các trường hơp tăng tài sản cố định đều phải có quyết định đưa tài sản vào sử dụng, bạn đã có chưa?
6.3.      Có thanh lý tài sản cố định không? Hồ sơ thanh lý đủ hay chưa?
7.      Công cụ dụng cụ và chi phí trả trước: cách kiểm tra tương tự như TSCĐ
Thời gian phân bổ đối với các CCDC không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ đã thực hiện phân bổ đúng thời gian quy định (dưới 3 năm) không?
8- Thuế                           ,             ,         ,                   ,             ,
+ Thống kê lại xem các lần nộp tiền thuế đã có đủ giấy nộp tiền hay chưa?
Đặc biệt, đối với thuế GTGT hàng nhập khẩu, nếu thiếu giấy nộp tiền vào NSNN thì sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của lô hàng nhập khẩu đó.
+ Kiểm tra số dư TK 133 trên bảng cân đối kế toán có khớp với số dư thuế GTGT được khấu trừ chuyển kỳ sau trên tờ khai thuế GTGT tháng 12 (đối với đơn vị kê khai theo tháng), quý 4 (đối với đơn vị kê khai theo quý) chưa. Nếu có sự chênh lệch thì phải làm luôn biên bản giải trình sự chênh lệch đó.
+ Thuế giá tri gia tăng: Số liệu trên các tờ khai đã đúng hay chưa? Có kê khai thừa thiếu hoá đơn, hay sai thuế suất hay không? Nếu có thì phải khai bổ sung điều chỉnh ngay.
+ Thuế thu nhập doanh nghiệp có những khoản nào không hợp lệ trong các năm mà chưa tự giác bóc tách khi quyết toán hay không?
>>> Thuế giá trị gia tăng và thuế TNDN đặc biệt liên quan đến hoá đơn chứng từ, nên khấu kiểm tra hoá đơn phía trên là rất quan trọng.
+ Thuế thu nhập cá nhân:
-        Đã có đầy đủ mẫu uỷ quyền quyết toán hay chưa?
-        Các cá nhân đã được đăng ký mã số thuế hay chưa?
-        Các tờ khai đăng ký giảm trừ người phụ thuộc đã có chưa (đối với những trường hợp cá nhân người lao động có tính trừ người phụ thuộc)
-        Nếu phát sinh thu nhập cho các đối tượng không ký hợp đồng hoặc hợp đồng dưới 3 tháng thì đã khấu trừ 10% TNCN hay chưa? Nếu không khấu trừ thì có bản cam kết 02/UQ-TNCN hay chưa?
-        Các tờ khai thuế GTGT, TNDN, Môn bài, TNCN, báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn. các năm phải tập hợp đầy đủ theo thứ tự thời gian.
9.      Kinh nghiệm quyết toán thuế với các khoản Vay
-        Kiểm tra các khoản vay xem có đầy đủ hợp đồng, có đủ giấy nhận nợ hay không?
-        Đối chiếu số dư tk tiền vay với khế ước, hợp đồng tín dụng xem có khớp hay không?
-        Các khoản lãi vay cho các hợp đồng trả lãi cuối kỳ có được trích trước chi phí lãi vay vào chi phí trong kỳ chưa? Các khoản lãi vay được ghi nhận đúng theo số tiền vay + lãi suất vay không?
-        Khoản vay cá nhân đã có đủ đối chiếu nợ vay cuối năm hay không?
-        Mức lãi suất vay của cá nhân có vượt quá 1,5% mức lãi suất cơ bản của ngân hàng nhà nước công bố tại thời điểm vay không?
-        Có khoản vay nào mà phát sinh ở những thời điểm chưa góp đủ vốn hay không?
10.      Lương và các khoản trích theo lương
-        Kiểm tra hồ sơ lao động xem đã đủ hay chưa: HĐLĐ, bảng lương, bảng công và các hồ sơ đi kèm: CMND, sơ yếu lý lịch.
-        Kiểm tra xem đã có quy chế công ty hay quy chế lương, thưởng, công tác phí. hay chưa?
-        Các khoản thưởng, phụ cấp, những khoản bổ sung thêm vào lương cho người lao động phải được thể hiện rõ trong HĐLĐ hoặc quy chế tài chính, quy chế lương hoặc thỏa ước lao động tập thể của Công ty.
-        Kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ lương: Có đầy đủ chữ kí của NLĐ, người SDLĐ.
-        Kiểm tra bảng quyết toán thuế TNCN với tổng lương trên bảng thanh toán lương của từng cá nhân xem khớp chưa?
-        Kiểm tra các khoản trích theo lương có được thể hiện trên hợp đồng LĐ, bảng thanh toán lương hay không?
-        Kiểm tra xem số liệu dư bên có TK 334 các năm trong kế hoạch quyết toán đã hết hay chưa?
Trên đây là 10 đầu mục về kinh nghiệm quyết toán thuế nói chung mà hầu như doanh nghiệp nào cũng gặp phải. Bạn sẽ thành thạo những kinh nghiệm quyết toán thuế này nếu bạn được trải qua 2 -3 lần quyết toán. Bạn cần nắm vững những kinh nghiệm quyết toán thuế này để phục vụ tốt cho quá trình làm kế toán và chuẩn bị hồ sơ quyết toán sau này.